Optimieren Sie mit unitop NPO Kammer Ihre Daten- und Prozessqualität und zeitgleich die Effizienz und Transparenz Ihrer Organisation
Stellen Sie heute die Weichen für eine digitale Zukunft
Nicht nur die Corona-Pandemie hat deutlich gezeigt, wie wichtig es ist, die Digitalisierung von Kammerprozessen voranzutreiben. Neben dem technologischen Wandel, der eine Menge Chancen mit sich bringt, machen gesetzliche Vorgaben (u. a. OZG, XRechnung, DSGVO, Telematik) digitale Kammerprozesse unerlässlich. Denn Arbeitsabläufe innerhalb einer Kammer können dadurch optimiert werden – und das schafft Transparenz, verkürzt den Zeitraum der Informationsbeschaffung, vermeidet redundante Aufgaben und wirkt vor allem positiv dem Fachkräftemangel entgegen.
Ganzheitliche Branchenlösung für Kammern
Neben der Erfüllung wesentlicher Aufgaben fungieren Sie als Interessenvertretung für Ihre Mitglieder – dabei unterstützen wir Sie gerne. Gemeinsam mit unseren Experten und unserer ganzheitlichen Branchenlösung unitop NPO Kammer optimieren wir Ihre Prozesse und gestalten diese noch effizienter. Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung und einer Vielzahl an Projekten kennen wir die spezifischen Bedürfnisse von Kammern. Dabei ist uns besonders wichtig, die Individualität einer jeden Kammer zu betrachten – denn die Anforderungen einer Ärztekammer unterscheiden sich beispielsweise von denen einer Architektenkammer.
unitop NPO Kammer hat die Besonderheit, dass die Software individuell auf Ihre Anforderungen anzupassen ist. Das bedeutet, dass wir Ihre spezifischen Bedürfnisse berücksichtigen.
Unsere Kunden profitieren von einer großen Auswahl an Funktionalitäten innerhalb unserer Branchenlösung unitop – denn neben einem professionellen Adress- und Mitgliedermanagement, einer Gremienverwaltung und dem Veranstaltungsmanagement deckt unsere Lösung auch kammerspezifische Themenbereiche wie die Verwaltung der beruflichen Ausbildung und der dazugehörigen Prüfungen oder auch die Geräteverwaltung z. B. von Röntgengeräten ab. Selbstverständlich beinhaltet unsere Kammerverwaltung die notwendigen Schnittstellen für u. a. die Berufsbildungsstatistik oder die Telematik. Auch ist es möglich, über unitop NPO Kammer fachspezifische Zeitschriften zu verwalten, die regelmäßig Kammermitgliedern zur Verfügung gestellt werden. So profitieren berufsständische Körperschaften u. a. von einer modernen und ganzheitlichen Verwaltungssoftware.
Ein weiterer Vorteil: Die zukunftsweisende App-Technologie mit einer flexiblen Plattform sorgt dafür, dass Sie arbeitsplatz- und ortsunabhängig auf alle Funktionalitäten von unitop zugreifen können – und das erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
Das übergeordnete Ziel ist die Bereitstellung einer ganzheitlichen Kammerverwaltungssoftware unter Berücksichtigung aller erforderlichen Kernprozesse.
Wir legen den Fokus auf die Nutzung von standardisierten Schnittstellen, um Ihre Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen. Dabei vertrauen wir als Unternehmen auf die neuesten integrierten Technologien zum effizienten Ausbau Ihrer Kammerleistungen und engagieren uns für die stetige Weiterentwicklung unserer Verwaltungssoftware. Wir unterstützen Sie von Anfang an: vom Erstgespräch bis hin zum Einführungsprozess und auch darüber hinaus. Eine langfristige Partnerschaft, die Ihnen und Ihren Mitgliedern Sicherheit gibt, ist eines unserer wichtigsten Ziele. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf dem kontinuierlichen Ausbau der Beratungskompetenz unserer Mitarbeiter, damit wir stets bestens auf Ihre Anforderungen reagieren können.
Individuell
Decken Sie genau die Anforderungen ab, die für Ihre Kammer entscheidend sind. Dabei werden kammerspezifische Besonderheiten gezielt im System abgebildet.
Intuitiv
Nutzer finden sich schnell und einfach im gleichen Look-and-Feel der bekannten Microsoft-Produkte wieder. Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche intuitiv zu bedienen – das erleichtert die Einarbeitung in das System.
Sicher
Die DSGVO-Richtlinien konforme und korrekte Datenverwaltung wird in unitop NPO Kammer großgeschrieben. Daneben sind Passwortschutz sowie individuelle Rollen- und Rechtevergaben selbstverständlich.
Funktionsumfang von unitop NPO Kammern
Adress- und Kontaktmanagement
Mit dem Adress- und Kontaktmanagement verwalten Sie aktuelle Adressdaten. Zu jedem einzelnen Mitglied gibt es eine Kontaktkarte, in der alle wichtigen Daten hinterlegt sind. Das können unter anderem Profile, Eigenschaften, E-Mails, Anrufe und weitere Informationen sein.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Speziell für Kammern bietet unsere Branchenlösung umfangreiche CRM-Funktionalitäten, die Sie bei der Beziehungspflege zu Ihren Mitgliedern unterstützen. Profitieren Sie von der Transparenz unseres Systems und finden Sie schnell alle Informationen zu einem Mitglied. Daten zu den verschiedensten Fachbereichen, z. B. Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsmanagement, Gremienverwaltung, Fort- und Weiterbildung, Ausbildung oder Finanzbuchhaltung werden strukturiert dargestellt und können entsprechend ausgewertet werden. Ein Vorteil, denn so können Sie bei Bedarf Ihre Mitglieder mit den Themen und Informationen versorgen, die tatsächlich für sie interessant sind oder die zu ihrer Verwaltung dienlich sind.
Mitgliedermanagement
Hinterlegen Sie entsprechend Ihrer Satzung und Beitragsordnung die einzelnen Beitragsstaffeln im System und weisen Sie diese Ihren Mitgliedern zu. Mittels komfortabler Oberfläche und vielen Automatismen unterstützt Sie unitop NPO Kammer bei der Abrechnung Ihrer Beiträge. Daneben sehen Sie auf einen Blick alle relevanten Informationen zu Ihren Mitgliedern wie beispielsweise Neumitglieder, Gesamtmitgliederbestand, bevorstehende Ehrungen und Geburtstage.
Veranstaltungsmanagement
Unsere Lösung unterstützt Sie umfassend bei der Organisation Ihrer Veranstaltungen – von der Planung bis hin zur Abrechnung. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Veranstaltungen weitestgehend im Vorhinein zu erfassen. Hinterlegen Sie alle relevanten Informationen rund um eine Veranstaltung, angefangen bei den inhaltlichen Rahmendaten über die Dozenten und die Veranstaltungsorte bis hin zu den Teilnehmern. So finden Sie an einer zentralen Stelle alles Wissenswerte rund um Ihr Event.
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Fort- und Weiterbildung
Zu den wichtigsten Aufgaben der berufsständischen Körperschaften dient die Sicherstellung einer qualifizierten Aus-, Weiter- und Fortbildung ihrer Mitglieder.
Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten teilen sich nicht selten in verschiedene Module auf. Verbinden Sie mit unitop NPO Kammer die entsprechenden Module flexibel und listen Sie diese in einer Baumstruktur auf. Legen Sie dabei fest, bei welchen Modulen es sich um über- oder untergeordnete Module handelt, wann eine Anmeldung obligatorisch ist und ob eine separate Rechnung erstellt wird. Auch die Verwaltung von Fort- und Weiterbildungspunkten ist eine wichtige Funktionalität in unitop NPO Kammer – denn Sie haben die gesetzliche Aufgabe, Ihre Mitglieder weiterzubilden. Alle Informationen rund um besuchte Fort- und Weiterbildungen sowie entsprechend gesammelte Punkte können in unitop NPO Kammer zentral und transparent einsehbar hinterlegt werden. So sehen Sie auf einen Blick, ob Ihr Mitglied die erforderliche Anzahl an Punkten in einem bestimmten Zeitabschnitt sammeln konnte.
Lehrgänge
Neben Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten können auch Lehrgänge optimal über unser System abgebildet werden. Lehrgänge bestehen oftmals aus verschiedenen Teil-Veranstaltungen, die in unitop NPO Kammer miteinander kombiniert werden können. Legen Sie für jede einzelne Ebene eines Lehrgangs fest, ob eine Gebühr anfällt. Das ist beispielweise der Fall, wenn Sie einen gebührenpflichtigen Lehrgang anbieten, der eine Prüfung mit einer separaten Gebühr beinhaltet.
Gremienmanagement / Ausschussmanagement
Erfassen Sie mit unitop NPO Kammer alle Daten rund um Ihre Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise – einschließlich Teilnehmern, Funktionen sowie Eintritts- und Austrittsdaten. Korrespondenzen an einen oder mehrere Teilnehmer können direkt aus einem Gremium gesteuert werden. Dabei kann die Korrespondenz nicht nur im Gremium eingesehen werden, sondern auch beim Teilnehmer selbst. Erfassen Sie zu Ihren Gremien entsprechende Sitzungen. Dabei können Sie alle relevanten Daten wie das Sitzungsdatum, den Sitzungsort, die Tagesordnung sowie alle Teilnehmenden inklusive abgesandte Vertreter hinterlegen. Sofern Sie Ihren Sitzungsteilnehmern Aufwandsentschädigungen vergüten, können Sie diese direkt anweisen, eine Rechnung erstellen und auf Wunsch auch buchen. Selbstverständlich können Sitzungsprotokolle und Beschlüsse transparent zu jeder Sitzung hinterlegt werden.
Ausbildungsmanagement
Verwalten Sie alle notwendigen Daten von Auszubildenden Ihrer Mitglieder in unitop NPO Kammer. Dazu gehören neben dem Erfassen der Kontaktdaten auch die Ablage von Ausbildungsverträgen sowie allen relevanten Informationen rund um Ihre Auszubildenden. Hinterlegen Sie im System entsprechende Prüfungsordnungen und nehmen Sie die Prüfungsplanung dynamisch vor. Individuelle Notenberechnungen können unkompliziert berücksichtigt werden. Darüber hinaus können Sie Berufsbildungsstatistiken über unsere Lösung erstellen und alle nötigen Daten aus dem System generieren.
Das Onlinezugangsgesetz für Kammern
Mit nur einem Klick zum Antrag – das neue Onlinezugangsgesetz (OZG) macht dies ab Ende 2022 möglich. Welche Pflichten haben Kammern? Wie können Kammern den Anforderungen gerecht werden?
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der OZG-Richtlinien.
Audit / Röntgenmanagement / Strahlenschutz
Berufsständische Körperschaften stehen in der Verantwortung, Qualität und Sicherheit von Einrichtungen oder Geräten ihrer Mitglieder zu prüfen und notwendige Genehmigungen zu erteilen. Dies betrifft beispielsweise Röntgen- und Strahlungsgeräte sowie Aspekte der Sicherheit und Hygiene bei Ärztekammern. Mit Audit werden die Mitarbeiter der Kammer dabei unterstützt, Betreuungsverträge zu pflegen und notwendige Prüfungen in regelmäßigen Abständen oder bei konkretem Anlass zu planen und durchzuführen. Weiterhin unterstützt Sie unitop NPO Kammer dabei, die gesetzlichen Vorgaben zur betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung zu gewährleisten (BUS-Dienst).
Finanzbuchhaltung
Die vollumfängliche Finanzbuchhaltung in unitop NPO Kammer unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens. Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten, sodass Sie Ihre berufsständische Körperschaft sowie etwaige weitere Mandanten (bspw. Bezirkskammern) sauber voneinander trennen können. Neben der Hauptbuchhaltung können Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB). Das Testat stellen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Dokumentenmanagement (DMS)
Reduzieren Sie Such- und Bearbeitungszeiten durch die Nutzung des professionellen Dokumentenmanagement-Systems. Legen Sie ein- und ausgehende Korrespondenzen direkt vorgangs- und kontaktbezogen ab. Darüber hinaus ermöglicht die Versionierung von Dokumenten, dass alle Stellen innerhalb der Kammer mit denselben validen Dokumenten arbeiten. Zudem steht Ihnen eine Funktionalität zur Verfügung, um Dokumente unveränderlich zu archivieren. Werden Dokumente von Ihren Mitgliedern benötigt, entfällt die oftmals lange Suche in E-Mails, Ordnern oder anderen digitalen Strukturen und Filtersystemen. Das passende Dokument ist unkompliziert zu finden und kann anschließend dem Mitglied zur Verfügung gestellt werden.
Portalintegration
Mitglieder erwarten im Zeitalter moderner Systeme oftmals ein gewisses Maß an Digitalisierung. Die Lösung: Ein digitales Mitgliederportal, das online aufzurufen und intuitiv zu bedienen ist. Durch die Portalintegration kann die Servicequalität um ein Vielfaches gesteigert werden. So können sich Mitglieder auch nach Geschäftsschluss oder am Wochenende in das Portal einloggen, auf benötigte Daten zugreifen oder Anfragen stellen – das bringt nicht nur Kosteneinsparungen im Postversand mit sich, sondern verringert auch den Arbeitsaufwand und wirkt Fehlern entgegen. Stellen Sie sich vor, ein Interessent füllt online den Mitgliedsantrag Ihrer Kammer aus. Die benötigten Belege können mit dem Antrag bereits digital im Portal hinterlegt werden. Das System prüft anschließend die angegebenen Daten auf ihre Validität. Nach dem Versand des Antrags über die Homepage werden die Daten automatisch in die Prüftabelle von unitop NPO Kammer übermittelt, worüber einer Ihrer Kammermitarbeiter automatisch informiert wird. Der Mitarbeiter erhält in diesem Fall eine Meldung, dass ein neuer Antrag zur Prüfung eingegangen ist. Er kann diesen im Anschluss einsehen und den Datensatz per Knopfdruck in das System übernehmen.
Business Intelligence
Unser Business Intelligence bietet Ihnen eine komplette Transparenz über alle wesentlichen Kammerprozesse. Sehen Sie mit wenigen Blicken, wie Ihre Leistungen von Ihren Mitgliedern angenommen werden und wo ggf. Optimierungspotenzial besteht. Ihre Mitglieder werden es Ihnen danken, da Bedarfe wesentlich früher erkannt werden.
Telematik
Die Führung eines elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) auf der Grundlage von § 291a SGB V wird verpflichtend für Berufsgruppen der Heilberufe im deutschen Gesundheitswesen. unitop NPO Kammer unterstützt Sie bei der Anbindung verschiedener Vertrauensdiensteanbieter (VDA) sowie bei der Prüfung und Bestellung elektronischer Praxisausweise (SMC-B). Profitieren Sie von der Integration in bestehende Module wie beispielsweise der Mitgliederverwaltung oder dem Customer-Relationship-Management, sodass schnell und einfach eingehende Anträge fachlich geprüft werden können. Ebenso bietet unitop NPO Kammer für die Erstellung und Verwaltung eindeutiger Merkmale wie LEAN und Telematik-ID entsprechende Funktionen, die Sie nutzen können. Bis hin zum Datenaustausch mit dem Verzeichnisdienst sind Sie mit unitop Kammer auf neue Herausforderungen durch zunehmende Digitalisierung im Gesundheitswesen gewappnet.
Fachliche Beratung
Eine maßgebliche Aufgabe einer berufsständischen Kammer ist die fachliche Beratung ihrer Mitglieder und deren Kunden in Rechtsfragen. Beschwerden von Patienten/Kunden und Kammermitgliedern können entsprechend aufgenommen werden, sodass Sie als Kammer anschließend die Möglichkeit haben, alle Parteien im Hinblick auf mögliche rechtliche Schritte zu beraten. So ist die Rechtsabteilung einer Ärztekammer beispielsweise anzusprechen, wenn es um Fragen zu Patientenrechten geht oder es einen Verdacht auf den Verstoß gegen die Berufsordnung gibt. Auch können Beschwerden, die von Ärzten gegenüber Patienten auftreten, abgewickelt werden. Dazu kann über unitop NPO Kammer ein entsprechender Workflow ausgelöst werden. Diese kammerspezifische Funktionalität geht weit über das Standard-Beschwerdemanagement hinaus.
unitop NPO Kammer als Mietlösung
Unsere Branchenlösung unitop NPO Kammer steht Ihnen selbstverständlich auch als Mietlösung zur Verfügung. Reduzieren Sie Anschaffungs- und andere Hardwarekosten und sparen Sie Dienstleistungen durch die Miete unseres Verwaltungssystems ein. Kleine berufsständische Körperschaften profitieren von überschaubaren Kosten und können ebenfalls unser System ganzheitlich nutzen. Der Mietpreis beinhaltet alle Lizenz- und Wartungskosten, die durch den Betrieb unserer Verwaltungssoftware unitop NPO Kammer entstehen. Selbstverständlich wird durch automatische Updates der unitop Standard regelmäßig aktualisiert, sodass Sie von technischen, gesetzlich notwendigen und betriebswirtschaftlichen Neuerungen zeitnah profitieren. Gleichzeitig erhöhen Sie mit unserer Mietlösung die Sicherheit Ihrer Systeme – denn unitop NPO Kammer ist vor externen Einflüssen wie Viren oder Diebstahl geschützt, hochverfügbar und ausfallsicher.
An wen richtet sich unitop NPO Kammer?
Unsere Branchenlösung unitop NPO Kammer bietet maßgeschneiderte Lösungen für Kammern und öffentliche Einrichtungen. Unter unseren Kunden finden sich neben Ärzte- und Tierärztekammern, auch Psychotherapeuten-, Apotheker- und Architektenkammern sowie eine Reihe an weiteren Kammern, deren spezielle Anforderungen wir passgenau abdecken.
Neben den bereits oben genannten branchenspezifischen Funktionen bietet Ihnen unsere Softwarelösung unitop NPO Kammer darüber hinaus die Möglichkeit, das komplette Finanzmanagement (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr), eine Warenwirtschaft, das Gremienmanagement sowie einige Sonderfunktionen wie die Azubi- und Geräteverwaltung integriert abzubilden. Das Softwaretestat für die Standardsoftware Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Microsoft Navision) gibt Ihnen darüber hinaus die notwendige Sicherheit im Gespräch mit Ihrem Wirtschaftsprüfer.
Warum wir?
Wir als GOB verfügen über jahrzehntelange Erfahrung bei der Digitalisierung von Unternehmens- und Verwaltungsprozessen. Mit unserem ERP-System unitop und unseren erfahrenen Beratern können wir alle IT-Prozesse der Kammern ganzheitlich abbilden. Die in diesem Konzept implementierten Techniken und unser etabliertes Prozessmanagement, bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Aufgabenfelder optimal und modern zu gestalten.
Legen Sie mit uns den Grundstein für eine digitale Zukunft! Die GOB Software & Systeme ist der Partner an Ihrer Seite.
Nehmen Sie gerne Kontakt zu unseren Beratern auf:
Erstklassige Infrastruktur und Arbeitsumgebung
Individuelle Oberflächengestaltung
Möchten Sie nur die Informationen anzeigen, die Ihre Mitarbeiter für ihr Tagesgeschäft benötigen? Mit unitop NPO Kammer kein Problem. Um Ihre Effizienz und Entscheidungssicherheit zu steigern und die Nutzung von unitop NPO Kammer weiter zu vereinfachen, setzen wir auf die sogenannte Rollenpersonalisierung. Sie sorgt dafür, dass Sie in der Oberfläche Ihrer Organisationsverwaltung nur die Informationen sehen, die Sie im Tagesgeschäft tatsächlich benötigen. Dank Microsoft-Look-and-Feel wirkt sie auf Anhieb vertraut und ist einfach zu bedienen.
Stabiler Betrieb
unitop NPO Kammer ist derart ausgereift, dass es die Abläufe in Ihrer Organisation wie keine zweite Software in Standardfunktionen abbildet. Diese hohe Standardisierung beschleunigt die Einführung und begünstigt einen stabilen Dauerbetrieb, eine leichte Aktualisierung und Wartung sowie bei Bedarf kostengünstiges Hosting in der Cloud. Dass unitop NPO Kammer auf Wunsch leicht an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden kann, versteht sich von selbst.
Komfortable Nutzung
Mit unitop NPO Kammer genießen Sie den Komfort und die Transparenz einer ganzheitlichen Software für Ihre Organisation, bei der Sie alle Microsoft-Anwendungen bequem in der unitop Oberfläche nutzen können. Nutzen Sie Microsoft 365 und profitieren Sie beispielsweise von der Outlook-, Teams- oder Word-Integration.
Externe Programme können unkompliziert über Webservices angebunden werden. So können Sie Webservices nutzen, um beispielsweise eine Arztsuche zu integrieren, die Stammdatenänderung durch ein Mitglied zu ermöglichen oder einen Dokumentenupload für Bescheide jeglicher Art bereitzustellen.
Weltweiter Datenzugriff
Da Sie das Tagesgeschäft vollständig aus unitop NPO heraus abwickeln, haben Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und Datenquellen Ihrer Organisation – an jedem Ort der Welt, mit jedem Endgerät.
