Seminarverwaltung & Veranstaltungsmanagement
– unitop Akademie –

Unsere Branchenlösung bietet umfangreiche Möglichkeiten, um Sie bei der Verwaltung Ihrer Teilnehmer optimal zu unterstützen. Anmeldungen können sowohl für einzelne Veranstaltungen als auch für modular aufgebaute Veranstaltungen (z. B. Kongresse, Lehrgänge oder Seminarreihen, Studiengänge oder Weiterbildungsmöglichkeiten) durchgeführt werden. Die abzurechnenden Leistungen können flexibel auf mehrere Debitoren verteilt werden. 

Hinterlegen Sie zu Ihren Teilnehmenden bei Bedarf mehrere Anschriften und Rechnungsadressen sowie etwaige Qualifikationen und Ausbildungsstände. Im Falle einer Stornierung unterstützt Sie unitop bei der Berechnung etwaiger Stornogebühren und erstellt Gutschriften für bereits in Rechnung gestellte Leistungen. In der Teilnehmerhistorie sehen Sie auf einen Blick den gesamten Ausbildungsverlauf der Teilnehmenden.

Mit wenig Aufwand können Sie Ihren Teilnehmenden die Möglichkeit bieten, sich für Veranstaltungen online anzumelden. Hierfür reicht eine per Web-Service an unitop Akademie angebundene Website aus: Anschließend kann die Website die Veranstaltungsdaten live aus unitop lesen und Online-Anmeldungen ohne Zeitverzug übertragen. Durch verschiedene Mechanismen ist die Sicherheit der übertragenen Daten stets gewährleistet.

Unsere Software ist für Bildungseinrichtungen gedacht und konzipiert worden. Daher kommt auch der Dozentenverwaltung eine zentrale Rolle zu. Ob Honorarvereinbarungen, Qualifikationen, Themenschwerpunkte, Verfügbarkeiten oder die Erstattung von Reisekosten – all das verwaltet unitop Akademie für Sie. Somit können Sie Ihre Dozenteneinsatzplanung effizienter gestalten. 

Über die Dozenteneinsatz-Historie können Sie jederzeit nachsehen, welche Dozenten bzw. Dozentinnen welche Veranstaltungen bereits durchgeführt haben, welche Termine noch anstehen und vieles mehr. Bei Bedarf können Sie in unitop auf die gesamte Korrespondenz zugreifen. Die Erfassung von (Standard-)Honoraren, Fahrtkosten oder weiteren anfallenden Ausgaben wird ebenfalls von unitop Akademie übernommen. Damit können Sie im Nachgang die kreditorische Abrechnung schnell und einfach abwickeln – ganz ohne Schnittstellen.

Im Rahmen der Seminarverwaltung kommt der optimalen Verteilung der vorhandenen Raumkapazitäten eine zentrale Rolle zu. Unabhängig davon, ob die geplanten Veranstaltungen intern oder extern stattfinden – mit unserem unitop-Raum- und Ressourcenmanagement haben Sie stets den Überblick über die Verfügbarkeit Ihrer Räume und Ressourcen.

Sie haben die Möglichkeit, für jeden Raum die Ausstattung (z. B. Beamer, Lautsprecher, Whiteboards, Klimaanlage, …) frei zu definieren, vorhandene Bestuhlungsformen mit unterschiedlichen Kapazitäten anzulegen. Somit wird sichergestellt, dass die betreffenden Räume stets die gewünschten Größe- und Ausstattungskriterien erfüllen. Hierbei unterstützt Sie eine grafische Raum- und Ressourcenübersicht, um vorhandene freie Kapazitäten schnell erkennen zu können.

Für eine professionelle Planung und Durchführung einer Veranstaltung ist eine fundierte Kalkulation unerlässlich. Unsere ganzheitliche Seminarverwaltungssoftware kommt mit einer integrierten Finanzbuchhaltung daher und bietet Ihnen somit die Möglichkeit zur Erstellung einer Vorkalkulation für jede Veranstaltung. 

Budgetieren Sie alle Erlös- und Aufwandspositionen und lassen Sie sich vom System die Gewinnschwelle Ihrer Veranstaltung errechnen. Über die Nachkalkulation können Sie jederzeit den aktuellen Ist-Zustand mit dem in der Vorkalkulation ermittelten Budget vergleichen.

Die vollumfänglich in unitop Akademie integrierte Finanzbuchhaltung unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens. Neben der Hauptbuchhaltung können Sie mittels unserer Branchenlösung das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Hierbei werden die SEPA-Anforderungen vollständig erfüllt.

Sie benötigen eine Anlagenbuchhaltung und eine Kostenrechnung? Auch dies ist mit unserer Lösung problemlos möglich. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose und ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang dieser Funktion ab. Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Dank der vorliegenden vollständigen Einbindung von Microsoft 365 können Sie Ihr Veranstaltungsmanagement nahtlos in Ihre beliebten Geschäftsanwendungen integrieren. Ob Teams, Excel, Word, Outlook, Forms, Flow oder Power BI zur datenbasierten Analyse all Ihrer Maßnahmen: Mit unitop Akademie stehen Ihnen alle Türen der digitalen Zusammenarbeit offen.