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Murat Gökyar
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Der Leistungsumfang von unitop Altersversorgung

Digital in die Zukunft dank moderner Bestandsverwaltungssoftware
Von der Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung bis hin zur Rentnerverwaltung

Unsere moderne Bestandsverwaltungssoftware unitop Altersversorgung deckt als integrierte Standardsoftware sämtliche Kernprozesse einer Altersversorgungseinrichtung ab. Dadurch kann ein hoher Grad an Spezialisierung erreicht werden. Unsere Kunden aus den Bereichen berufsständische Versorgungswerke und betriebliche Altersversorgung profitieren von umfangreichen Funktionalitäten innerhalb einer Software, sodass einzelne Insellösungen entfallen können. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern unterstützt dabei, dass Unternehmensprozesse perfekt ineinandergreifen.

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Anwärter- und Mitgliederverwaltung

Je nach Versorgungseinrichtung sind diverse Begriffsdefinitionen für diese Personengruppe vorzufinden. Aktive, Anwärter, Mitarbeiter, Mitglieder, Versicherte, um nur einige zu nennen. In unitop Altersversorgung haben wir uns bei der Benennung für die Kombination „Anwärter und Mitglieder“ entschieden.

Die integrierte Adressverwaltung (CRM) in unitop Altersversorgung bildet die Basis für die Stammdatenverwaltung aller Anwärter und Mitglieder. Die Stammdatenverwaltung bringt umfangreiche Funktionalitäten mit sich, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht unterstützen:

Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt ein oder mehrere Adressen, planen Sie Aktivitäten sowie Aufgaben und verwalten Sie mehrstufige Statusinformationen zu ihren Anwärtern. Darüber hinaus können Anträge verschiedenster Art über unsere Softwarelösung sowie das Beitrags- und Vertragsmanagement gesteuert werden.
Auch ist es möglich, über eine Trägerschnittstelle elektronische Beitragsmeldungen von Ihren Trägerunternehmen zu importieren, um die Beitragsverarbeitung weitestgehend zu automatisieren. Schreiben Sie Ihre Mitglieder und Anwärter regelmäßig an? Dann ist die Anschreibenfunktion für Sie genau das Richtige, denn hieraus können komplexe Massenausdrucke erstellt werden.

Rentner- und Leistungsverwaltung

Das Modul für die Rentner- und Leistungsverwaltung von unitop Altersversorgung kann in einer eigenen Benutzerrolle dargestellt werden, sodass die Verwaltung nicht mit der Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung verknüpft ist und beispielsweise einer weiteren Abteilung zugeordnet werden kann.

Im Rahmen der Rentner- und Leistungsverwaltung können zudem spezifische Prozesse abgebildet werden. Unter anderem erfolgt der Prozess der Verrentung über einen eigenen Verrentungstransfer, der den Anwender Schritt für Schritt durch das System führt. Möchten Sie Renten berechnen oder verwalten, steht Ihnen die Vertragsverwaltung zur Verfügung. Für jede Rentenart, Satzung bzw. Tarifart wird eine eigene Berechnungslogik in einem Rechenkern hinterlegt, der für die Rentenberechnung als auch für Hochrechnungen von Rentensimulationen verwendet wird.
Eine weitere hervorzuhebende Funktionalität in unitop Altersversorgung ist das Vertragsmanagement und der Zahlungsverkehr. Auf Basis der Rentenposten werden kreditorische Buchungen und die Auszahlungen an die entsprechenden Rentner durchgeführt. Ein Versorgungsausgleich wird in unitop Altersversorgung als eigener Vorgang nach Ausgleichsart mit allen notwendigen Stammdaten erfasst und kann ebenfalls berechnet werden – selbstverständlich ist eine flexible Konfiguration nach Ihren Wünschen möglich.

Arbeitgebermeldeverfahren (DASBV) für berufsständische Versorgungswerke

Zur Abbildung des für berufsständische Versorgungswerke relevanten Arbeitgebermeldeverfahrens mit der DASBV Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen GmbH kommt in unitop Altersversorgung das komplett integrierte Modul „DASBV“ zum Einsatz.

Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie nicht das Softwareprogramm wechseln müssen und in bekannter Umgebung weiterarbeiten können. Das Modul DASBV bietet Ihnen vielfältige, integrierte Möglichkeiten, die über den Abruf und die Entschlüsselung der Daten vom Server der DASBV hinausgehen.

So können Sie die DEÜV-Meldungen sowie die Beitragserhebungen der Arbeitgeber von der DASBV in unitop Altersversorgung importieren und auch direkt automatisiert verarbeiten. Der Abholvorgang der Meldungen kann über ein separates Rollencenter entweder manuell durch den Sachbearbeiter angestoßen werden oder regelmäßig und zeitgesteuert über einen Automatismus erfolgen.

Darüber hinaus bietet das Modul die Möglichkeit, automatisch Arbeitgeber samt entsprechender Beitragszeilen in unitop Altersversorgung anzulegen sowie auch einen automatischen Abgleich des gemeldeten Einkommens durchzuführen. Auch die automatische An- und Abmeldung von Beschäftigungsverhältnissen sowie die Verarbeitung von freiwilligen Beiträgen gehört zum Funktionsumfang.

Das Modul DASBV wird auf Basis der, durch die DASBV GmbH beschriebenen, Schnittstellen und Kommunikationskomponenten zum verschlüsselten Datenaustausch bereitgestellt und bei gesetzlichen Änderungen von der GOB angepasst bzw. erweitert und unseren Kunden in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung gestellt.

Zahlstellenmeldeverfahren

Der elektronische Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankenkassen, zur Abwicklung des Zahlstellenmeldeverfahrens, erfolgt über ein ITSG-zertifiziertes Modul innerhalb von unitop Altersversorgung.

Aus diesem Grund sind auch keine aufwändigen und fehleranfälligen Schnittstellen zu Fremdprogrammen notwendig. Sie arbeiten weiterhin in der für Sie bekannten Umgebung und müssen nicht zwischen zwei unterschiedlichen Softwareprogrammen wechseln.

Das Modul Zahlstellenmeldeverfahren übernimmt mit seinen spezifischen Funktionen den kompletten elektronischen Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankenkassen und ermittelt automatisch die Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung, sodass die betreffenden Meldungen verschlüsselt an den Kommunikationsserver der ITSG gesendet und von diesem auch wieder empfangen werden können.

Das Modul wird bei gesetzlichen Änderungen angepasst bzw. erweitert und unseren Kunden in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung gestellt.

Rentenbezugsmitteilungsverfahren

Das Kommunikationsverfahren zur Rentenbezugsmitteilung an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) wird in unitop Altersversorgung durch ein integriertes Modul abgebildet.
Auch zur elektronischen Übermittlung der Rentenbezugsmitteilungen an die ZfA müssen Sie Ihre gewohnte Programmumgebung also nicht verlassen. Aufwändige Schnittstellen zu Drittprogrammen sind nicht notwendig.

Die Steuerung der beiden Schnittstellen „Rentenbezugsmitteilung“ (RebSY mit den Meldetypen MZ01 und ZE99) und „maschinelles Anfrageverfahren“ (MAV mit den Meldetypen MI01, IM01 und ZE99) erfolgt über ein eigenes Rollencenter. Dies bietet dem Anwender eine verbesserte Transparenz sowie eine hohe Ergebniskontrolle.

Das Modul „Rentenbezugsmitteilung“ wird auf Basis der von der ZfA zur Verfügung gestellten Kommunikationshandbücher und definierten Kommunikationsszenarien bereitgestellt und bei gesetzlichen Änderungen von der GOB angepasst bzw. erweitert und unseren Kunden in einer jeweils aktuellen Version zur Verfügung gestellt.

Digitale Rentenübersicht (ZfDR Schnittstelle)

Die digitale Rentenübersicht (DigiRü) soll Transparenz durch einen Überblick über die Versorgungsleistungen sowie etwaige Versorgungslücken bieten.
   
Anfang 2021 wurde dafür das Rentenübersichtsgesetz zur Einführung der digitalen Rentenübersicht verabschiedet. Voraussichtlich ab Ende 2023 sollen sich Bürger/innen über ein Portal jederzeit einfach und schnell über ihre Gesamtversorgung in den Bereichen der gesetzlichen, betrieblichen und privaten Altersversorgung informieren können.

Auf Basis des im März 2022 von der ZfDR veröffentlichten Kommunikationshandbuches sowie weiterer Spezifikationen arbeiten wir derzeit an der integrierten Abbildung der Schnittstelle in unitop Altersversorgung.

Auch bei dieser Schnittstelle ist unser Ansatz, dass Sie kein Drittprodukt oder einen weiteren Dienstleister zur Abbildung Ihrer gesetzlichen Pflichten benötigen. So bleiben sensible Daten und Dokumente weiterhin in unitop Altersversorgung und müssen nicht bei einem Dienstleister doppelt vorgehalten werden. Um die operativen Arbeiten in der Bestandsführung durch die Verarbeitung der Anfragen nicht zu belasten, wird das Modul in einer separaten Softwarekomponente abgebildet.

 

Finanzbuchhaltung

Wie bereits dargestellt, ist einer der zentralen Aspekte von unitop Altersversorgung die Ganzheitlichkeit, welche durch die Integration sämtlicher Kernprozesse, die für eine Altersversorgungseinrichtung in der Bestandsverwaltung relevant sind, erreicht wird.

Hierbei spielt die Integration der testierten Finanzbuchhaltung mit zertifizierter Neben- und Hauptbuchhaltung eine herausragende Rolle, welche zu mehr Transparenz in der Abwicklung und dadurch zu einer erheblichen Aufwandsreduktion in der Administration führt.

Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Erstellung der E-Bilanz.

Lassen Sie sich durch die ganzheitliche Softwarelösung unitop Altersversorgung bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens unterstützen. So bieten wir Ihnen mit der integrierten Kostenrechnung nicht nur eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, sondern auch ein Controlling-Instrument. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Anlagenbuchhaltung eine professionelle Verwaltung Ihrer materiellen sowie immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben.

Dokumentenmanagement (DMS)

Der Integrationsgedanke macht auch vor dem Thema Dokumentenmanagement nicht halt. Mit unitop Altersversorgung erhalten Sie ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Microsoft SharePoint.

Das Modul bietet Ihnen die Möglichkeit der zentralen Verwaltung und Pflege sämtlicher Dokumente Ihrer Versorgungseinrichtung, sodass bei konsequenter Nutzung und Zuordnung aller relevanten Dokumente eine elektronische Akte je Anwärter und Rentner geführt werden kann.

Das Dokumentenmanagement reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem Dokumente beim Druck automatisch abgelegt und zugeordnet werden. Externe Dokumente wie Korrespondenz oder Bescheinigungen können nach dem scannen bspw. einfach per Drag & Drop mit der Maus oder per Barcode automatisiert erfasst und einem Vorgang oder einem Kontakt zugeordnet werden.

Portal für Anwärter- und Rentner

Als hochmodernes Bestandsführungssystem bietet Ihnen unitop Altersversorgung bereits im Standard eine konfigurierte Webservice-Schnittstelle zur Anbindung eines Portals für Ihre Anwärter und Rentner an.

Neben der reinen technischen Anbindung sind in unitop Altersversorgung darüber hinaus aber auch schon alle weitergehenden Prozesse und Workflows vorhanden, damit dem Self-Service-Gedanken für Ihre Anwärter und Rentner sowie Ihrem Weg der Digitalisierung nichts im Weg steht. Für Altersversorgungseinrichtungen, welche noch kein Anwärter-/Rentnerportal betreiben, bieten wir über einen Partner ein etabliertes Portal an, welches bereits im Standard viele Kernprozesse abbildet und vielfach im Einsatz ist.

Beispiele für Standardfunktionen sind Stammdatenverwaltung durch Anwärter oder Rentner, Postfach-Funktion inkl. Dokumenten-Down- und Upload, digitale Formulare mit individueller Plausibilitätsprüfung, Rentenprognose/Simulationen, Redaktionelle Inhalte, Medienbibliothek, umfangreiches Berechtigungssystem mit Rollen, Datei-Upload von z. B. CSV-Dateien (Beiträge, Einkommen, Regelungsdaten durch externe Firmen), etc.

Die Standardfunktionen können dabei beliebig individualisiert und erweitert werden.

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