Standard­software für Alters­versorgungs­einrichtungen – kann das funktionieren?

Je nach Versorgungseinrichtung findet man diverse Begriffsdefinitionen für diese Personengruppe vor. Aktive, Anwärter, Mitarbeiter, Mitglieder, Versicherte, um nur einige zu nennen. In unitop Altersversorgung haben wir uns bei der Benennung für die Kombination „Anwärter und Mitglieder“ entschieden.

Stammdatenverwaltung

Das Modul für die Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung unterstützt Sie mit einem eigenen Rollencenter bei allen Prozessen rund um die Sachbearbeitung Ihrer aktiven Kontakte. Die integrierte Adressverwaltung (CRM) in unitop Altersversorgung bildet dabei die Basis für die Stammdatenverwaltung, welche von der GOB um branchenrelevante Felder und Funktionen erweitert wurde.

Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt beliebig viele Adressen und bestimmen Sie, über welche Adresse Sie bevorzugt korrespondieren wollen. Planen Sie Aktivitäten und Aufgaben und lassen Sie sich oder andere Benutzer über Workflows an wichtige Aufgaben erinnern. Verwalten Sie mehrstufige Statusinformationen zu Ihren Anwärtern, sodass Sie für jede Person eine umfangreiche Historie führen. Nutzen Sie die integrierte Transferfunktion abgehende und zugehende Überleitungen, Nachversicherungen oder Beitragserstattungen.

Möchten Sie neue Stammdaten oder deren Änderungen bei bereits bekannten Anwärtern Ihrer Trägerunternehmen oder der berufsständischen Kammer automatisiert übernehmen und verarbeiten können? Kein Problem – über moderne Importschnittstellen können diese Dateien eingebunden und verarbeitet werden.

Zahlreiche Funktionen rund um das Prozessmanagement unterstützen Sie bei vordefinierten Workflows beispielsweise bei der Anlage eines neuen Anwärters. Der Bearbeitungsfortschritt einzelner Aktionen wird Ihnen dabei visuell dargestellt. 

Antragsverwaltung

Die integrierte Antragsverwaltung und das Dokumentenmanagement unterstützen Sie bei sämtlichen Antragstypen. So kann beispielsweise ein Antrag auf vorgezogene Altersrente durch Zuordnung von Aufgaben und Aktivitäten zu einzelnen Prozessschritten effizient verwaltet werden. Einzureichende Dokumente können in gescannter Form in der digitalen Akte geführt werden.

Anschreiben

Mit der flexiblen Anschreibenfunktion können auf Basis von hinterlegten Textbausteinen auch komplexe Massenausdrucke erstellt werden. Entsprechende Templates können Sie selbst erstellen und anpassen. Anschreiben können als Belege im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden und dort jederzeit eingesehen und bei Bedarf wiederverwendet werden. Alternativ kann auch Microsoft Word für die Korrespondenz genutzt werden. 

Beitragsmanagement

Der Rolle Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung obliegt auch die Abwicklung des gesamten Beitragsmanagements mit der Verwaltung sämtlicher Anwartschaften bzw. Zusagen. Dank der testierten Nebenbuchhaltung, die in unitop Altersversorgung integriert ist, können Sie die folgenden Vorteile nutzen: Sollstellung, SEPA-Zahlungsverkehr mit automatischem Lastschrifteinzug, automatisches Verbuchen bei Selbstzahlern durch Import von elektronischen Kontoauszügen, Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen. Die Funktionen müssen nur noch nach Ihren individuellen Vorgaben konfiguriert werden.

Trägerschnittstelle

Über eine Trägerschnittstelle können elektronische Beitragsmeldungen von Ihren Trägerunternehmen importiert werden, um die Beitragsverarbeitung weitestgehend zu automatisieren. unitop Altersversorgung ordnet Beitragsmeldungen sowie die zugehörigen Zahlungen weitestgehend automatisch den richtigen Anwärtern zu und vermindert somit die Aufwände bei der Beitragsabstimmung erheblich.

Vertragsmanagement

In der integrierten Vertragsverwaltung erfolgt die Zuordnung der erhobenen Beiträge zum jeweiligen Anwärter in Form von Beitragsposten, die schließlich zu Beitragsanwartschaften führen. Sollstellungen und zugeordnete Zahlungen werden im Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung über die Debitorenposten abgebildet. Beitragszahler können dabei Arbeitgeber bzw. Trägerunternehmen als auch Selbstzahler sein. Die Buchungen erfolgen unabhängig von der tatsächlichen Nutzung der Hauptbuchhaltung in unitop Altersversorgung. 

Die Vertragsverwaltung bietet Ihnen weiterhin den Vorteil, dass operative Prozesse von statistischen Informationen getrennt werden und eine klare Abgrenzung bei der Zuordnung von Beiträgen und Renten erfolgt. So können Sie ebenfalls mehrere Status und mehrere Verträge je Anwärter verwalten, um eine einfache und transparente Darstellung von unterschiedlichen Satzungsständen und komplexen Vertragskonstrukten zu ermöglichen. Durch die Flexibilität der Vertragsverwaltung können in unitop Altersversorgung alle Durchführungswege der betrieblichen Altersversorgung abgebildet werden.

Das Modul für die Rentner- und Leistungsverwaltung von unitop Altersversorgung kann im Rahmen des Rollenkonzepts in einer eigenen Benutzerrolle dargestellt werden, sodass die Verwaltung je nach Organisationsstruktur, auch von einer anderen Abteilung und somit anderen Sachbearbeitern als in der Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung erfolgen kann.

Im Falle einer Vertretung bei Abwesenheit, kann die Bearbeitung aber auch durch denselben Sachbearbeiter erfolgen, sodass die Benutzerrolle samt den Berechtigungen einfach erweitert wird. unitop Altersversorgung passt sich auch hier Ihrer individuellen Arbeitsweise und Organisation an.

Transferfunktionen

Neben einer erweiterten Stammdatenpflege für Renten- und sonstige Leistungsempfänger und einer Verwaltung von mehrstufigen Statusinformationen sind in diesem Modul spezifische Prozesse abgebildet. So erfolgt der Prozess der Verrentung über einen eigenen Verrentungstransfer, welcher den Anwender Schritt für Schritt durch das System führt. Über Wizzards wird der Sachbearbeiter auch beim Übergang vom Beitrags- zum Rentenvertrag oder der Transferfunktion für Todesfälle unterstützt, sodass kein Arbeitsschritt vergessen werden kann.

Durch die Abwicklung über Workflows ist die Erteilung von Freigaben im Rahmen des 4-Augen-Prinzips möglich (Internes Kontrollsystem IKS).

Rechenkerne und Rentensimulation

Die Berechnung und Verwaltung der Renten erfolgt über die in unitop Altersversorgung abgebildete Vertragsverwaltung. Für jede Rentenart, Satzung bzw. Tarifart wird eine eigene Berechnungslogik in einem abgekapselten Rechenkern hinterlegt. Der Rechenkern wird sowohl für die Berechnung der Rente als auch für die Hochrechnungen für die Rentensimulationen verwendet.   

Vertragsmanagement und Zahlungsverkehr

Basis für die Verwaltung der Rentenansprüche und -zahlungen sind die Rentenposten, welche einem Rentenvertrag zugeordnet werden. Auf dieser Basis erfolgen die kreditorischen Buchungen und letztlich die Auszahlung über den integrierten Zahlungsverkehr an den Rentner. Die kreditorischen Buchungen in unitop Altersversorgung bilden dabei die Grundlage für die zu erstellende SEPA-Zahlungsdatei für die Renten.

Wie auch in der Anwärter- und Mitgliederverwaltung können Sie auch hierbei mehrere Status und mehrere Verträge je Rentner und Leistungsbezieher verwalten, um eine einfache und transparente Darstellung zu ermöglichen.

unitop Altersversorgung ist zudem in der Lage, bei einer Person sowohl Beitrags- als auch Rentenverträge zu verwalten. Dementsprechend kann eine Person in der Nebenbuchhaltung gleichzeitig sowohl als Debitor als auch als Kreditor geführt werden, ohne das Dubletten erzeugt werden.

Die kontinuierliche Verwaltung von Lebendbescheinigungen, Abbildung von Kinderzuschlägen, Kapitalabfindungen, Pfändungen und auch der Versorgungsausgleich können selbstverständlich ebenfalls abgebildet werden.

Versorgungsausgleich

Ein Versorgungsausgleich wird in unitop Altersversorgung als eigener Vorgang nach Ausgleichsart mit allen notwendigen Stammdaten erfasst und kann in der Softwarelösung auch berechnet werden. Durch flexible Konfigurationsmöglichkeiten können individuelle Rechenparameter für die Ausgleichsberechnung im Rechenkern abgebildet werden.

Sämtliche Stammdaten für Versorgungsausgleichsberechtigte und –verpflichtete sowie die zugrunde liegenden Ehezeitanteile sind transparent durch den Sachbearbeiter einsehbar. Auch hier wird die bereits erwähnte Anschreibenfunktion inklusive des Dokumentenmanagementsystems genutzt, um beispielsweise Auskunftsschreiben an das Gericht oder den Versorgungsausgleichsberechtigten zu verwalten.

Der elektronische Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankenkassen, zur Abwicklung des Zahlstellenmeldeverfahrens, erfolgt über ein ITSG-zertifiziertes Modul innerhalb von unitop Altersversorgung.

Aus diesem Grund sind auch keine aufwändigen und fehleranfälligen Schnittstellen zu Fremdprogrammen notwendig. Sie arbeiten weiterhin in der für Sie bekannten Umgebung und müssen nicht zwischen zwei unterschiedlichen Softwareprogrammen wechseln.

Das Modul Zahlstellenmeldeverfahren übernimmt mit seinen spezifischen Funktionen den kompletten elektronischen Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankenkassen und ermittelt automatisch die Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung, sodass die betreffenden Meldungen verschlüsselt an den Kommunikationsserver der ITSG gesendet und von diesem auch wieder empfangen werden können.

Das Modul wird bei gesetzlichen Änderungen angepasst bzw. erweitert und unseren Kunden in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung gestellt.

Das Kommunikationsverfahren zur Rentenbezugsmitteilung an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) wird in unitop Altersversorgung durch ein integriertes Modul abgebildet.

Auch zur elektronischen Übermittlung der Rentenbezugsmitteilungen an die ZfA müssen Sie Ihre gewohnte Programmumgebung also nicht verlassen. Aufwändige Schnittstellen zu Drittprogrammen sind nicht notwendig.

Die Steuerung der beiden Schnittstellen „Rentenbezugsmitteilung“ (RebSY mit den Meldetypen MZ01 und ZE99) und „maschinelles Anfrageverfahren“ (MAV mit den Meldetypen MI01, IM01 und ZE99) erfolgt über ein eigenes Rollencenter. Dies bietet dem Anwender eine verbesserte Transparenz sowie eine hohe Ergebniskontrolle.

Automatische Funktionen, wie beispielsweise die Übermittlung von relevanten Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Höhe der Renten, Jahresbetrag, darin enthaltener Anpassungsbetrag, etc.) sowie das maschinelle Anfrageverfahren zur elektronischen Anfrage der Identifikationsnummer für Versorgungsempfänger und aktive Mitglieder stehen zur Verfügung.

Außerdem können die von der ZfA zurückgemeldeten Identifikationsnummern und Rückmeldungen wie Korrekturen sowie Storno- und Fehlermeldungen wieder in die Stammsätze importieren und plausibilisiert werden.

Das Modul „Rentenbezugsmitteilung“ wird auf Basis der von der ZfA zur Verfügung gestellten Kommunikationshandbücher und definierten Kommunikationsszenarien bereitgestellt und bei gesetzlichen Änderungen von der GOB angepasst bzw. erweitert und unseren Kunden in einer jeweils aktuellen Version zur Verfügung gestellt.

Wie bereits dargestellt, ist einer der zentralen Aspekte von unitop Altersversorgung die Ganzheitlichkeit, welche durch die Integration sämtlicher Kernprozesse, die für eine Altersversorgungseinrichtung in der Bestandsverwaltung relevant sind, erreicht wird.

Hierbei spielt die Integration der Finanzbuchhaltung mit der zertifizierten Neben- und Hauptbuchhaltung eine herausragende Rolle, welche zu mehr Transparenz in der Abwicklung und dadurch zu einer erheblichen Aufwandsreduktion in der Administration führt.

Die testierte Finanzbuchhaltung von unitop Altersversorgung unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens. Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Erstellung der E-Bilanz.

Neben der Hauptbuchhaltung können Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Die SEPA-Anforderungen werden vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang der Finanzbuchhaltung ab. Die Finanzbuchhaltung ist von der BDO Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung. Das Testat stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

Neben der Finanzbuchhaltung im engeren Sinne, können in unitop Altersversorgung auf Wunsch, auch die Kostenrechnung oder die Anlagenbuchhaltung integriert abgebildet werden.

Kostenrechnung

unitop Altersversorgung bietet Ihnen darüber hinaus nicht nur eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, sondern auch ein Controlling-Instrument, mit dem Sie beliebig viele Dimensionen (z. B. Kostenstellen, Kostenträger, Region, Aktion etc.) auswerten können. Die einzelnen Dimensionen lassen sich miteinander kombinieren und hierarchisch anordnen, sodass sie Ihren Anforderungen an die Kostenrechnung entsprechen. Außerdem können Sie jede Dimension für eine komfortable Planung Ihres Haushalts budgetieren.

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben.

Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren.

So kann die Anlagenbuchhaltung in unserem Konzept auch als Basis für eine Immobilien- und Wertpapierverwaltung eingesetzt werden.

Der Integrationsgedanke macht auch vor dem Thema Dokumentenmanagement nicht halt. Mit unitop Altersversorgung erhalten Sie ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Microsoft SharePoint.

Das Modul bietet Ihnen die Möglichkeit der zentralen Verwaltung und Pflege sämtlicher Dokumente Ihrer Versorgungseinrichtung, sodass bei konsequenter Nutzung und Zuordnung aller relevanten Dokumente eine elektronische Akte je Anwärter und Rentner geführt werden kann.

Das Dokumentenmanagement reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem Dokumente beim Druck automatisch abgelegt und zugeordnet werden. Externe Dokumente wie Korrespondenz oder Bescheinigungen können nach dem scannen bspw. einfach per Drag & Drop mit der Maus oder per Barcode automatisiert erfasst und einem Vorgang oder einem Kontakt zugeordnet werden.

Als hochmodernes Bestandsführungssystem bietet Ihnen unitop Altersversorgung bereits im Standard eine konfigurierte Webservice-Schnittstelle zur Anbindung eines Portals für Ihre Anwärter und Rentner an.

Neben der reinen technischen Anbindung sind in unitop Altersversorgung darüber hinaus aber auch schon alle weitergehenden Prozesse und Workflows vorhanden, damit dem Self-Service-Gedanken für Ihre Anwärter und Rentner sowie Ihrem Weg der Digitalisierung nichts im Weg steht.

Für Altersversorgungseinrichtungen, welche noch kein Anwärter-/Rentnerportal betreiben, bieten wir über einen Partner ein etabliertes Portal an, welches bereits im Standard viele Kernprozesse abbildet und vielfach im Einsatz ist.

Beispiele für Standardfunktionen sind Stammdatenverwaltung durch Anwärter oder Rentner, Postfach-Funktion inkl. Dokumenten-Down- und Upload, digitale Formulare mit individueller Plausibilitätsprüfung, Rentenprognose/Simulationen, Redaktionelle Inhalte, Medienbibliothek, umfangreiches Berechtigungssystem mit Rollen, Datei-Upload von z. B. CSV-Dateien (Beiträge, Einkommen, Regelungsdaten durch externe Firmen), etc.

Die Standardfunktionen können dabei beliebig individualisiert und erweitert werden.