Je nach Versorgungseinrichtung findet man diverse Begriffsdefinitionen für diese Personengruppe vor. Aktive, Anwärter, Mitarbeiter, Mitglieder, Versicherte, um nur einige zu nennen. In unitop Altersversorgung haben wir uns bei der Benennung für die Kombination „Anwärter und Mitglieder“ entschieden.
Stammdatenverwaltung
Das Modul für die Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung unterstützt Sie mit einem eigenen Rollencenter bei allen Prozessen rund um die Sachbearbeitung Ihrer aktiven Kontakte. Die integrierte Adressverwaltung (CRM) in unitop Altersversorgung bildet dabei die Basis für die Stammdatenverwaltung, welche von der GOB um branchenrelevante Felder und Funktionen erweitert wurde.
Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt beliebig viele Adressen und bestimmen Sie, über welche Adresse Sie bevorzugt korrespondieren wollen. Planen Sie Aktivitäten und Aufgaben und lassen Sie sich oder andere Benutzer über Workflows an wichtige Aufgaben erinnern. Verwalten Sie mehrstufige Statusinformationen zu Ihren Anwärtern, sodass Sie für jede Person eine umfangreiche Historie führen. Nutzen Sie die integrierte Transferfunktion abgehende und zugehende Überleitungen, Nachversicherungen oder Beitragserstattungen.
Möchten Sie neue Stammdaten oder deren Änderungen bei bereits bekannten Anwärtern Ihrer Trägerunternehmen oder der berufsständischen Kammer automatisiert übernehmen und verarbeiten können? Kein Problem – über moderne Importschnittstellen können diese Dateien eingebunden und verarbeitet werden.
Zahlreiche Funktionen rund um das Prozessmanagement unterstützen Sie bei vordefinierten Workflows beispielsweise bei der Anlage eines neuen Anwärters. Der Bearbeitungsfortschritt einzelner Aktionen wird Ihnen dabei visuell dargestellt.
Antragsverwaltung
Die integrierte Antragsverwaltung und das Dokumentenmanagement unterstützen Sie bei sämtlichen Antragstypen. So kann beispielsweise ein Antrag auf vorgezogene Altersrente durch Zuordnung von Aufgaben und Aktivitäten zu einzelnen Prozessschritten effizient verwaltet werden. Einzureichende Dokumente können in gescannter Form in der digitalen Akte geführt werden.
Anschreiben
Mit der flexiblen Anschreibenfunktion können auf Basis von hinterlegten Textbausteinen auch komplexe Massenausdrucke erstellt werden. Entsprechende Templates können Sie selbst erstellen und anpassen. Anschreiben können als Belege im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden und dort jederzeit eingesehen und bei Bedarf wiederverwendet werden. Alternativ kann auch Microsoft Word für die Korrespondenz genutzt werden.
Beitragsmanagement
Der Rolle Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung obliegt auch die Abwicklung des gesamten Beitragsmanagements mit der Verwaltung sämtlicher Anwartschaften bzw. Zusagen. Dank der testierten Nebenbuchhaltung, die in unitop Altersversorgung integriert ist, können Sie die folgenden Vorteile nutzen: Sollstellung, SEPA-Zahlungsverkehr mit automatischem Lastschrifteinzug, automatisches Verbuchen bei Selbstzahlern durch Import von elektronischen Kontoauszügen, Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen. Die Funktionen müssen nur noch nach Ihren individuellen Vorgaben konfiguriert werden.
Trägerschnittstelle
Über eine Trägerschnittstelle können elektronische Beitragsmeldungen von Ihren Trägerunternehmen importiert werden, um die Beitragsverarbeitung weitestgehend zu automatisieren. unitop Altersversorgung ordnet Beitragsmeldungen sowie die zugehörigen Zahlungen weitestgehend automatisch den richtigen Anwärtern zu und vermindert somit die Aufwände bei der Beitragsabstimmung erheblich.
Vertragsmanagement
In der integrierten Vertragsverwaltung erfolgt die Zuordnung der erhobenen Beiträge zum jeweiligen Anwärter in Form von Beitragsposten, die schließlich zu Beitragsanwartschaften führen. Sollstellungen und zugeordnete Zahlungen werden im Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung über die Debitorenposten abgebildet. Beitragszahler können dabei Arbeitgeber bzw. Trägerunternehmen als auch Selbstzahler sein. Die Buchungen erfolgen unabhängig von der tatsächlichen Nutzung der Hauptbuchhaltung in unitop Altersversorgung.
Die Vertragsverwaltung bietet Ihnen weiterhin den Vorteil, dass operative Prozesse von statistischen Informationen getrennt werden und eine klare Abgrenzung bei der Zuordnung von Beiträgen und Renten erfolgt. So können Sie ebenfalls mehrere Status und mehrere Verträge je Anwärter verwalten, um eine einfache und transparente Darstellung von unterschiedlichen Satzungsständen und komplexen Vertragskonstrukten zu ermöglichen. Durch die Flexibilität der Vertragsverwaltung können in unitop Altersversorgung alle Durchführungswege der betrieblichen Altersversorgung abgebildet werden.